20210520

Saksliste

• Velkommen
• Godkjenning av referat fra møtet 20210428
• Orientering om møte i brukergruppen
  Espen orienterte om møte i brukergruppen. Referat fra brukergruppemøtet er her
• Notat om mediebasen
  • Espen og Jarle har utarbeidet et notat om ny medieløsning (DAM-system) for universitetsmuseene som grunnlag for diskusjon (vedlagt)
     
• Orientering om organisering av datatilgang og arbeidsflyt ved utrulling
  - Utvikling, Test og Produksjon
  - Brukerregistrering - Keycloak
• Orientering om testskjema
• Andre utredningsoppgaver - top.ark.
• Eventuelt

Dokumenter:
Notat om ny medieløsning

Referat:

Godkjenning av referat fra møtet 20210428
Behandling: 
Det var ikke alle som hadde lest referatet på forhånd. Møtereferatene blir publisert på nettsidene, og direkte lenke skal sendes med innkalling til neste møte. 
Ett av punktene på møtet sist var arbeid i gruppen, og det er det enkelte museum som bestemmer om de vil bruke de samme eller ulike medlemmer i brukergruppe og samarbeidsgruppe.

Orientering om møte i brukergruppen
Behandling:
Espen orienterte om møte i brukergruppen. Referat fra brukergruppemøtet er her

Notat om mediebasen
Behandling:
Notat fra Espen og Jarle om ny medieløsning (DAM-system) for universitetsmuseene gir bakgrunn for saken. 

Universitetsmuseenes system for å håndtere bilder, PDF og i noen grad lyd og video bygger på funksjonalitet i Oracle. Denne funksjonaliteten blir nå borte, og det gjør at museene raskt må ta stilling til hva som skal erstatte den nåværende mediebasen. Dette arbeidet er ikke innenfor utviklingsprosjektet i UniMus:Kultur, men sees i sammenheng med driftsdelen av samarbeidet som ivaretar eksisterende løsninger.
Det er mulig å beholde den eksisterende løsningen fram til 31. juli 2022 ved å nedgradere Oracleversjonen, men etter det må en ny løsning på plass.
Mediebasen brukes av både de kulturhistoriske og naturhistoriske samlingene, og valgene som tas bør ta hensyn til dette. Beskrivelse av funksjonalitet i løsningen er i kravspesifikasjonen fra 2019 
Alternativene som ble diskutert var:
1. Ny felles løsning, 
2. Hvert museum finner en løsning i samarbeid med eget universitet.

Det pågår arbeid med store mediebaser ved NTNU, UiB og UiO. NTNU og UiB ser ikke at dette kan være et alternativ. Prosjektet "Spesialsamlinger og databaser" ved UB/UiO om lagring av spesialsamlinger og faglige arkiver er nettopp startet. En av pilotene i prosjektet arbeider med etnografisk feltdokumentasjon.

Det var enighet om at det er best å finne en felles løsning for universitetsmuseene, og at samarbeidsgruppen må gi råd til styringsgruppen. Avgjørelsen vil ligge hos styringsgruppen.

Oppfølging: 
 -Det er nødvendig å treffe en avgjørelse før høsten.
- Medlemmene i gruppa tar opp saken ved eget museum.
- Espen kontakter de naturhistoriske samlingene for å undersøke hvor langt de er kommet i prosessen med å velge ny løsning for mediebase
- Styringsgruppen orienteres om dette før deres neste møte.

Orientering om organisering av datatilgang og arbeidsflyt ved utrulling
Behandling:
Skjematisk beskrivelse av arbeidsgangen hos utviklerne ble presentert. Arbeidet har tre trinn, Utvikling, Test og Produksjon.
Skjematisk beskrivelse av brukerregistrering i Keycloak ble presentert. Keycloak gjør det mulig at hvert museum registrerer brukere og legger inn de tilgangene de skal ha. Keycloak gjør det også å bruke alternativer til feide for autentisering av brukerne. Dette vil være særlig aktuelt for brukere fra NIKU og fylkeskommuner.

Orientering om testskjema
Behandling: 
Det ble orientert om at det skal utarbeides et strukturert testskjema som vil sikre at kravene til funksjonalitet er oppfylt før overføring til produksjonsfase.
Oppfølging:
Jarle og Espen utarbeider testskjema i Excel.

Andre utredningsoppgaver - top.ark.
Behandling:
MUSITs top.ark.-løsning kan videreføres fram til 2023. VM og UM bruker den eksisterende løsningen. Opprinnelig ble saksdokumenter lagt inn, og svært mange opplysninger om dokumentene registrert. Nå fungerer topark-løsningen som et rent vitenskapelig arkiv, og det blir regsitrert færre metadata. Både VM og UM ønsker at dette materialet blir ivaretatt og at det blir funnet et alternativ. MUSIT utredet innhold og mulig videreføring . 

Oppfølging:
UM og VM vil fra januar 2022 ta utgangspunkt i utredningene som allerede er gjort om digitalt topark og foreslår løsninger. De andre museene ønsker å bli oppdatert om  dette. Her som ellers er mest mulig felles løsninger et gode.

Eventuelt
Digitalt Museum  (DM, https://digitaltmuseum.no/) ble diskutert. AMs samling er på DM, og UM vil gjøre sine samlinger tilgjengelig der. TMU ønsker også å gjøre sine samlinger tilgjengelig på DM, mens KHM vil ta en avgjørelse før sommeren.  Alle museenes samlinger er tilgjengelige på unimusportalen (unims.no/portal) som fortsatt er en betaversjon med begrenset funksjonalitet. Felles tilgang til alle museenes samlinger finnes på humgis (https://humgis.uiocloud.no/) og kommer på nettsidene til ADED-prosjektet. I tillegg har flere aktører, fylkeskommuner og RIksantikvaren, gjort samlingene tilgjengelige gjennom samme API'et som DM og unimusportalen bruker.

Kostnadene ved å være på DM og muligheter og kostnader ved videreutvikling for at DM-sidene skal kunne bli et fullverdig alternativ er viktige faktorer. Det vil være store fordeler ved at museene samarbeider om hvordan samlingene blir tilgjengelig på nett.