Godkjenning av søknad
Ved godkjent søknad vil lånetakar bli kontakta av ein fagleg kompetent sakshandsamar ved KHM som legg til rette arbeidet i samråd med magasinforvaltar, konservator og fotograf. Liste over gjenstandar ein ynskjer å låne sendast saman med søknaden, men denne kan reviderast i samråd med KHM i etterkant av at søknaden er godkjent.
Før kontrakten signerast vil KHM i eit konfidensielt brev opplyse lånetakar om gjenstandanes verdi. Lånetakar skaffar eit forsikringsbevis, som utgjer ein formell del av avtalegrunnlaget.
Transport
KHM avgjer korleis gjenstandar skal transporterast til og frå lånetakar. Transportform avheng av gjenstandens karakter og avstanden den/dei skal transporterast. All transport av museumsgjenstandar i samband med utlån for utstillingar, forsking og andre føremål skal følgjast av kurerar. KHM peikar ut kurerar frå dei relevante involverte seksjonane. Ein kurer skal representere seksjon for Samlingsforvaltning, og eventuelt i tillegg ein frå Arkeologisk eller Etnografisk seksjon. Ved større utlån kan KHM krevje at det skal vera fleire kurerar. Kurerar reiser etter den norske stats reiseregulativ. Kureren skal ha avsluttande myndigheit med omsyn til gjenstandens handtering og sikkerheit under transporten. Kureren skal alltid vera til stades når gjenstanden eller transportmiddelet blir flytta. Det er av største viktigheit at det etablerast eit nært samarbeidsforhold mellom kurer, speditør og eventuelt politi og sikkerheitseskorte ved kvart avsnitt av transporten.
Mottak og tilsyn
Kurer og lånetakar inspiserer gjenstandane og underteiknar tilstandsrapportar med eventuelle merknader ved framkomst til utstillingsstaden. Lånetakar bør stille med konserverings-personale der dette er mogeleg. Konservator/kurer har myndigheit til å avgjera på staden at monter eller anna ikkje tilfredsstiller KHMs krav, og velje å returnere gjenstandane til museet. Konservator vurderer behovet for tilsyn med gjenstandane i løpet av utlånsperioden og følgjer opp dette. Lånetakar skal bli varsla om antatt behov om tilsyn før utlånet blir iverksett. Lånetakar betaler for dette arbeidet og reiseutgifter. Pakking og transport for heimsending følgjer tilsvarande prosedyre som ved utsendinga.
Kostnader
Lånetakar må ta kostnadene for transport, kurers arbeidstid og reiseutgifter, og forsikringspremie for dei lånte gjenstandane.
Om forsikring
-
Forsikringsverdien av dei utlånte objekta fastsettast av utlånar, og kan ikkje endrast av nokon annan person eller instans.
-
Det skal teiknast ei forsikring som spesifikt gjeld for dei utlånte gjenstandar nemnde i lista.
-
Forsikringa må vera av typen «avtalt verdi», basert på verdiane bestemt av utlånar.
-
Forsikringa må vera av typen «all risiko» (all risk), og dekkje heile perioden frå objekta forlét utlånar og til dei er returnerte til utlånar (nail-to-nail).
-
Forsikringsavtala må innehalde ei føresegn om at alle utlånte objekt uavkorta er utlånars eigedom, også i tilfelle av skade eller øydelegging (museumsklausul).
-
Ved skade er det utlånar aleine som har retten til å bestemme om, og korleis, den skadde gjenstanden skal restaurerast, og kven som skal utføre dette arbeidet, som skal kostast av forsikringsselskapet.
-
Forsikringspremien skal betalast av låntakar. Utlånar kan formidle kontakt til forsikringsselskap med vilkår som dekkjer desse krava.
-
Ein kopi av forsikringsavtala, inklusiv polisen, må vera mottatt og godkjend av utlånar seinast 10 arbeidsdagar før utlevering av gjenstandane.
-
Ved endring i eigarforhold til utstillingslokala, juridisk endring av låntakar eller liknande, pliktar låntakar å informere forsikringsselskapet, og sjå til at forsikringa er oppdatert i høve til dei faktiske forhold. Kopi av oppdatert avtale sendast låntakar.