Deltagere:
Monica Hansen (UMAK)
Ingar Figenschau (UMAK)
Torkel Johansen (VM)
Sonja Innselset (UM)
Arne Johan Nærøy (AM)
Ralfs Znotins (KHM)
Ellen Jordal (USIT)
Jarle Ebeling (USIT)
Espen Uleberg (KHM)
Møtet gjennomgikk og kommenterte notatene fra særmøtet museene som bruker etnografibasen hadde mandag 25. mars 2022.
KHM har den første versjonen av etnografibasen. UMAK og UM har en senere versjon med mindre funksjonalitet. For det meste er færre felt utfylt men det er mye tekst i gjenstandsbeskrivelsesfeltet. Det gjør at gode fritekstsøk i gjenstandsbeskrivelsesfeltet er viktig.
Alle påpeker at det er behov for effektiv oppdatering av referanselister
Variantfeltet - UMAK vil bruke variantfeltet som fritekstfelt. Det er den samme bruken som KHM/antikksamlingen vil ha. Antikksamlingen bruker gjenstandstype/gjenstandsterm/variant på tilsvarende måte som arkeologibasens gjenstand/form/variant.
Museenes hovedsakelige bruk av etnografibasen:
Ingen av museene har mye tilvekst av nye gjenstander.
UMAK: Registrerer noen nye gjenstander, men masse søk
UM: bruker mottaksskjema for å registrere gjenstander som er i samlingen men ikke er registert tidligere.
KHM: Kan vente med å registrere nye gjenstander. Restanser legges inn i mottaksskjema. Deler og slår sammen gjenstander ofte. Eksempel er rustninger fra Japan: Tidligere er en rustning en linje, fysisk kan det være 10-12 deler av hver. Det samme gjelder eldre papirgjenstander.
GjenstandsID er viktig for alle museene.
HendelsesID er viktig for KHM
I den nye løsningen blir det lange UUIDer - mye av jobben er å dra og slippe til og fra hendelser og ikke skrive av gjenstandsIDer som nå.
KHM: De viktigste hendesestypene er Utstilling, Utlån og Notat
Når det gjelder hvilke felt som det oftest søkes i har KHM Musnr, unr, gjenstandsID, gjenstandsterm, type, materiale, OWC-kode, strekkode, nasjon, stat, region1 og 2, folkegruppe, opprinnelig stedsnavn. Sekundært: engelsk term, gjenstandsbeskrivelse (gjerne fritekstsøk) og personnavn.
Konservering: søker i tillegg på tilstandskode .
UM: bruker feltet personhistorikk mye, og felt som viser hvilken samling det kommer fra - har behov for det fortsatt.
Numismatikk: vil gjerne kunne søke på flere felt enn i dag. Går i dag inn i en liste hvor de gamle proveniensopplysningene ligger. Vil gjerne ha på plass flere muligheter til å søke.
KHM: Lenke til gamle katalogkort og katalogtekstene er viktig. Dette har ikke vært tilgjengelig for de andre museene fordi deres baser er migrert fra andre baser og ikke fra innskrevet og tagget katalogtekst.
Sted: UMAK og UM bruker stedtekstfeltet men har i liten grad fylt ut enkeltfelt med stedsinformasjon.
Det vil være referanseliste for Region 1/Region 2 / Land. Andre stedbetegnelser kan ligge i stedsgrid med stedsnavn og type stedsbetegnelse. (Regionliste, verdenskart)
Monica minner også om at etnografi har behov for å kunne ta ut rapporter, men det kan komme i forbindelse med at en lager rapportfunksjonen for arkeologi.