Hovedregelen er å opprette ett gjenstandsskjema for hvert objekt (funn eller prøve) eller alle objekter i en gjenstands- eller prøvetype.
Sortering og gruppering av gjenstandene er nødvendig ved katalogisering mht. oversiktlighet, presentasjon og håndtering. Sortering og gruppering skal gjenspeile det som hører sammen etter funn-/prøvetype, funnomstendighet, funksjon eller materiale el.l. Ordningen skal ikke bygge på den tilfeldige rekkefølgen som objektene får i f.eks. en utgravningsprotokoll/funnliste, med mindre det er gode saklige argumenter for det. Egne ordningsprinsipper danner grunnlag for undernummertildelingen.
Hvert gjenstandsskjema er knyttet sammen med et kontekstskjema, og hvert kontekstskjema kan inneholde én eller flere gjenstander/prøver. Om det ikke finnes kontekstopplysninger for gjenstanden/prøven, vil kontekstskjemaet forbli tomt.
Opplysninger om kontekst føres i nedtrekksvinduet øverst i skjemaet. Dersom man har mer detaljerte kontekstopplysninger er det mulig å åpne kontekstskjemaet enten via knapp i nedtrekksvinduet eller via funnets hierarki-/oversiktsvisning.
Beskrivelse av datafelt
Museumsnummer: Museumsnummer blir automatisk overført fra aksesjonsskjema til dette feltet.
Unr: Undernummer tildeles automatisk og fortløpende, men kan endres i skjemaet eller i trefflisten. Undernummer 1 blir automatisk lagt inn når man begynner å registrere et nytt museumsnummer.
Om museumsnummeret inneholder bare én gjenstand skal undernummeret slettes.
Husk at undernummereringen skal følge museets ordningsprinsipper.
Unr2: Under-undernummer. Tildeles ved behov som et nivå under samme undernummer.
Funnr i felt: Nummer tildelt gjenstanden/ prøven i felt. Det er viktig at feltet fylles ut om funnnummeret finnes fordi det ofte identifiserer gjenstanden i rapport og dokumentasjon.
Hvis gjenstanden/prøven er digitalt innmålt, kan innmålingsID i Intrasis eller et manuelt opprettet funn-/prøvenummer brukes. Ved samlingsrevisjon kan feltet brukes til eldre funnlistenummer.
Gjenstand: Gjenstandsnavn velges fra autoritetsliste. Museenes gjenstandslister er ikke helt identiske.
Gjenstandsdel: Når gjenstanden ikke er hel, angis hvilke(n) del(er) som foreligger, f.eks. skår av buk og bunn av kar, blad av kniv, eller munnbitt av bissel. Feltet skal kun inneholde spesifikke termer for bestemte gjenstandsdeler. Halvpart eller overside osv. skrives ikke her, men inngår i gjenstandsbeskrivelsen.
Form: Morfologiske trekk (gjenstandens form) ved gjenstanden, f.eks. tveegget eller spannformet. For enkelte vide gjenstandsbetegnelser som f.eks. tyngde, kan man bruke formfeltet til å angi trekk/betegnelser som beskriver gjenstandens funksjon nærmere, f.eks. vevtyngde eller fiskesøkke. Feltet har forslagsliste, men kan være fritekst.
Variant: Fritekstfelt for mer spesifisert typebetegnelse, ofte kalt ”type”. F.eks. Petersen type B, Beckmann form 17a, R.265, Siegburg eller Rømer. Angi referanse til typeverk i feltet Referanselitteratur. En typehenvisning forenkler gjenstandsbeskrivelsen, da den forteller at gjenstandens detaljer og egenskaper er felles med en tidligere beskrevet og definert gruppe gjenstander. Sjekk museets egne retningslinjer for hvordan feltet brukes.
Teknikk: Term for framstillingsteknikk, f.eks. dreiet, filigran, cloisonné.
Dekor: Kort betegnelse for dekortype, f.eks. neglinntrykk, snorinntrykk, niello, utskåret, innrisset, fasettslipt, linjedekor, innskrift osv. En mer inngående beskrivelse av dekoren skrives i feltet “Gjenstandsbeskrivelse”.
Farge: Gjenstandens farge ved katalogisering, men kun når det er relevant. Eventuelle analyser eller antakelser om opprinnelig farge føres i feltet “Gjenstandsbeskrivelse” som del av den generelle beskrivelsen. Hvis gjenstanden har flere farger, angis dominerende farge først. Flere farger separeres med komma.
Datering: Datering av gjenstanden dersom den i seg selv er daterbar. Dateringen er ikke nødvendigvis i samsvar med den eller de perioden(e) som er oppgitt i fellesopplysningene. F.eks. merovingertid: 700-tallet, yngre romertid: C3 eller senneolitikum: SN II. Det skal refereres til dateringen og grunnlaget for den i “Gjenstandsbeskrivelse”-feltet (både typologisk-kronologiske og nat.vit. dateringer).
Antall gjenstander: Tallfelt for opprinnelig antall gjenstander (hele og/eller ødelagte). F.eks. ved 130 skår av to ulike leirkar som ikke kan skilles fra hverandre, blir antallet 2. Antallet samsvarer med gjenstandstermen. Dvs. ved bruk av termen fragment angis antallet i “Antall gjenstander”-feltet, og ikke i “Antall fragm.”-feltet.
Usikkerhet, antall gjenstander: Dersom det er usikkerhet knyttet til antallet gjenstander, slik som “minst 2”, “mer enn 10” eller “antagelig 3”, kan dette tydeliggjøres ved bruk av symbolene i valglisten.
> = Større enn (tallverdien angir et minimum, en minsteverdi, trolig flere enn)
< = Mindre enn (tallverdien angir et maksimum, trolig færre enn)
? = Usikkert antall (antagelig).
Antall fragm.: Tallfelt for hvor mange oppbrutte fragment gjenstanden(e) foreligger i. Dette er mer en tilstandsdokumentasjon enn et matematisk opptellingsfelt. Har man f.eks. 130 skår av to ulike leirkar der man ikke klarer å skille skårene fra hverandre, fyller man ut 2 i antall og 130 i antall fragmenter.
Materialliste
Materiale: Hvilket eller hvilke råstoff/materiale(r) gjenstanden er laget av. Verdier velges fra referanseliste. Hvis en gjenstand er sammensatt av ulike materialer, angis hovedmaterialet først. Rekkefølgen kan endres ved å flytte linjene opp eller ned.
Spes.materiale: Fritekstfelt for materialbestemmelser som spesifiserer materialtermen. For eksempel Materiale = trekull og Spes materiale = bjørk. Det kan her også være geologiske kategorier (bergart/porfyr).
Mål og vekt
Det er en innarbeidet praksis for hvilke mål som tas av ulike gjenstandstyper. Målene som registreres er primært nødvendige for senere identifikasjon og eventuelt interessant for forskning.
Annet mål: Fritekstfelt, brukes når man må redegjøre for hvor målene er tatt eller spesifikke mål som ikke dekkes av de øvrige målfeltene, f.eks. “Omkrets: 23,4 cm”, tverrmål “Tvm: 2,4 x 5,8 cm”, ”Randdiameter 8-9 cm” eller “T. hank 0,6 cm”. Det kan ofte være naturlig å oppgi gjenstandens mål i fritekst, f.eks. “L. pilspiss 12,8 cm, hvorav blad 8 cm.” eller ”Diam. fal 2,5 cm”. Benytt standardiserte forkortelser som i de spesifiserte målfeltene over. Feltet brukes også ved registrering av andre måleenheter enn cm og g.
Forkortelser for mål i fritekstfelt:
L. Lengde. Stl. Største lengde.
B. Bredde. Stb. Største bredde.
T. Tykkelse. Stt. Største tykkelse.
Diam. Diameter.
H. Høyde. Sth. Største høyde.
Stm. Største mål.
Tvm. Tverrmål.
Gjenstandsbeskrivelse: Fritekstbeskrivelse av gjenstanden. Dette feltet er et nøkkelfelt i gjenstandsopplysningsskjemaet der man samler all felles informasjon om gjenstanden mens de andre feltene hovedsakelig tilrettelegger for søk. Gjenstandsbeskrivelsen er en skriftlig dokumentasjon av gjenstanden. Den brukes til å identifisere gjenstanden både ved forbytting av nummer e.l., og som forskningsobjekt. Det er ikke påkrevd med en beskrivelse av alle registrerte gjenstander, f.eks. avslag, ikke-analyserte prøver og annet materiale som ikke fordrer individuelle beskrivelser. For steinaldermateriale finnes en veldefinert terminologi som reduserer behovet for enkeltbeskrivelser.
Beskrivelsesfeltet skal inneholde en fullstendig, men samtidig kortfattet og presis beskrivelse av gjenstanden i fritekst, jf. tradisjonell tilveksttekst. Beskrivelsen skal omfatte: Referanser til hovedtyper og figurer i litteraturen (om dette er mulig), beskrivelse av gjenstandens form, gjenstandsdel(er) (evt. hva som mangler), antall fragmenter, variant, ev. farge, dekor, teknikk (dvs. hvordan gjenstanden ser ut), redegjørelse for nærmere datering, gjenstandens tilstand, informasjon om eventuelle prøver som er tatt av gjenstanden og prøveresultater, samt eventuelle andre relevante opplysninger om gjenstanden.
Når gjenstanden har avvikende karakteristika i forhold til en hovedtype i referanselitteraturen beskrives bare avvikene fra hovedtypen. Er gjenstanden identisk med hovedtypen, er det nok å referere til den. Gjenstander uten gode typehenvisninger må beskrives. Ved referanse til hovedtyper i litteraturen, skal det mest standardiserte verket benyttes først. Dvs. hvis typen er gjengitt i Ryghs Norske Oldsager (1885), benyttes denne referansen framfor annen litteratur. En liste over standardverkene finnes i feltet Referanselitteratur. Eventuelle analyseresultater spesifiseres med referanse til rapporter og/eller analysenr.
Eksempler:
1. Pilspiss av jern. Nærmest som Serning 1966, pl. 84, nr. 13, men med noe rettere og mer parallelle egglinjer, samt en mindre markert rygglinje. Spissen er korrodert og små stykker av overflaten er avskallet. L. 12,8 cm, hvorav 8 cm er blad, 3,3 cm er tangehals og 1,7 cm er tangestift. Bladets stb. 2,0 cm. Vekt: 22,1 g.
2. Ildstål av jern som R.426. Korrodert overflate, ellers godt bevart. L. 6,8 cm, h. 4,8 cm.
3. Gjenstand til ukjent bruk. Dyreformet friskulptur av kopperlegering, muligens løve med bakovervendt hode som biter om halen. Dyrets bakben danner ett stykke, mens begge forben er avbrutt. Figuren kan ha dannet øvre avslutning på en større gjenstand.
4. 31 rand-, buk- og bunnskår av et rundbuket leirkar, nærmest Bøe 1931, fig. 22. Grovt kvartsmagret grått gods, t. 0,8-0,9 cm. Karet har en fortykket og jevnt avrundet munningsrand, og polert, konkavt halsparti. Karets overdel og buk er ruslemmet. Fem skår har matskorper. Munningsdiam. ca. 20 cm. Bunndiam. ca. 16 cm. Skårenes stl. 8,5 cm. Vekt: 790 g.
5. Kullprøve, vekt: 23,5 g. Prøven er vedartsbestemt som furu (Pinus) og bjørk (Betula). Alle stykkene av bjørk er forbrukt ved radiologisk datering: 2065 ± 65 BP, 165 calBC-10 calAD (1 sigma; TUa-1597).
6. Trinnøks av grønnsort bergart. Nærmest identisk med H.Gjessing 1920, fig. 61. Nakken er spiss, tverrsnittet er ovalt. Formen er symmetrisk konisk. Eggen har en flat hvelvet side. Stykket har nok vært glattslipt over det hele, men er nå en del forvitret. Kun et parti på øksens bakre del bærer spor av sliping. L. 18 cm, stb. 4,1 cm, stt. 3,4 cm.
7. En mikrolitt av flint, trolig skjevtrekant. Spissen har retusj langs hele den høyre side og delvis langs venstre side mot odden. Mikrolitten er slått fra ventral side i proksimalenden og er av lys grå, matt flint med hvit patina. Spissen er avbrukket i den ene enden.
8. Konisk flekkekjerne av flint med fasettert plattform. Størrelsen på kjernen og avspaltningsarrene etter flekker tyder på at kjernen ikke er blitt redusert i særlig stor grad, og den har stort potensiale for videre reduksjon. Det er slått flekker på bare omtrent 1/3 av kjernen. Store deler av kjernens bakside er dekket av cortex. Den er også preparert i bakkant med rygger. Plattformkanten er preparert. Plattformvinkelen er < 90 grader.
9. Bladformet pilspiss med smal, rett basis av flint, nærmest som Mjærum type D. Pilspissen er symmetrisk og har jevn flateretusjering på begge sider. Den ene siden er bare delvis retusjert. Største bredde ved midten.
Varmepåvirket: Antall varmepåvirkete steingjenstander.
Cortex: Antall steingjenstander med cortex.
Vannrullet: Antall vannrullete steingjenstander.
Slipt: Avkrysses for slipte steingjenstander.
Retusj: Avkrysses for retusjerte slåtte steinartefakter.
Bruksspor: Avkrysses for steingjenstander med bruksspor.
Referanselitteratur: Godkjent referanselitteratur som benyttes ved gjenstandsbestemmelsen. Velges helst fra eksisterende liste. Manglende litteratur skrives inn med full kildehenvisning.
Relasjon/aktør/dato
Aktørens rolle, navn og dato for registrering. Tabellen viser involverte personer, innkomst, registreringer og endringer som er utført for dette museumsnummeret. Flere personer kan ha samme rolle og samme person kan ha flere roller.