Opprett en aksesjon
Du får valget mellom å opprette ny aksesjon eller restanse. For alle nyinnkomne funn skal man velge “Aksesjon”.
Når man oppretter en ny aksesjon opprettes det automatisk et nytt aksesjonsnummer og man kan begynne å fylle ut de andre feltene i skjemaet. Den som oppretter aksesjonen blir automatisk lagt inn som den som har mottatt og registrert funnet i “Relasjon/aktør/dato”-listen, og datoene for registreringen legges også automatisk inn. Disse opplysningene kan man endre på hvis man f.eks. registrerer et funn som noen andre har mottatt.
Restanse
For å opprette en ny restanse velger du “Opprett ny” etterfulgt av “Restanse”.
Restanser omfatter funn som allerede har et aksesjonsnummer, men som ikke finnes i basen (gamle funn). Restanser kan også opprettes som ny post f.eks. på foregående år ved å skrive inn årstallet, ikke fylle ut løpenummer, men trykke på “Ok”. Da opprettes det første ledige løpenummeret for det året. (NB: alle aksesjonsnumre f.o.m. 1972 og framover skal nå finnes i basen.)
Aksesjonsnr: Består av året for aksesjonsføring, skråstrek og et løpenummer, f.eks. 2023/14. Aksesjonsnummeret tildeles automatisk. Nummeret er delt i to felt for å tilrettelegge for gruppering og sortering i trefflister.
Saksnr: I dette feltet skal man oppgi hvilket journalført saksnummer denne aksesjonen har i museets arkiv. Saksnummeret legges inn der dette er kjent.
Funnet/fremkommet ved: Hvordan funnet er framkommet velges fra nedtrekksliste. F.eks. arkeologisk utgravning, arkeologisk registrering/forundersøkelse, funnet ved fritidsaktivitet, osv. Om funnomstendighetene ikke er kjent oppgis dette som ukjent funnomstendighet. Mer utfyllende opplysninger om funnomstendighetene gis i feltet “Innkomstomstendighet”.
LokalitetsID-enkeltminneID: LokalitetsID og eventuelt enkeltminneID som registrert i Riksantikvarens kulturminnebase Askeladden. Feltet kan ha flere verdier. Nummeret kan søkes opp i Askeladden: http://askeladden.ra.no. Eventuelle presiseringer kan skrives i feltet “Funnomstendighet og etterarbeid” i fellesopplysningsskjema når funnet katalogiseres. Man må ha tilgang med passord for å kunne benytte Askeladden. Det er som regel Fylkeskommunene som registrerer nye kulturminner i Askeladden.
Funnkategori/spesifisert: Funnkategori er en arkeologisk tolkning av den funksjonelle sammenhengen som funnet tilhører. F.eks. enkeltfunn, gravfunn, boplassfunn. Funnkategorien velges fra en nedtrekksliste. Det er lagt vekt på å lage helhetlige, overordnede kategorier, som på sikt kan lette søk etter spesielle funngrupper, f.eks. er både hustuft, steinalderboplass og kokegrop lagt inn under hovedkategorien “Boplassfunn”. En redegjørelse for hva den valgte funnkonteksten representerer for hvert enkelt funn må gis ved katalogisering i feltet “Funnomstendighet og etterarbeid” i “Fellesopplysninger”-skjemaet.
Periode: Arkeologisk(e) periode(r). Periodebetegnelse velges fra en nedtrekksliste, og feltet kan ha flere verdier. Om en er usikker på om funnet er fra f.eks. jernalder, middelalder eller nyere tid, eller om en lokalitet kan dateres over flere perioder, oppgis alle periodene i periodefeltet. Hvis funnet omfatter flere perioder (f.eks. steinalderartefakter i bunnen av en gravhaug fra eldre jernalder), angis først den perioden som dekker funnet eller funnene best. I slike tilfeller bør man vurdere å skille gjenstandene fra de to periodene i to museumsnummer. Betegnelsen “ubestemt” benyttes kun der man ikke kan henvise til noen av periodene på listen.
Lokalitetsnavn: Brukes dersom funnstedet har et egennavn. Feltet kan ha flere verdier. Navnet kan være både marknavn og områdebetegnelser som er i bruk lokalt. Lokalitetsnavn kan også bli gitt under en utgravning, f.eks. Søndre felt, Sundet II eller Naustet.
Innkomstomstendighet: Beskriver hvordan og under hvilke omstendigheter funnet ble gjort, og evt. intern håndtering og saksgang. Presisér om funnet er en utgravning eller et innlån. Legg inn opplysninger som er av betydning for gjenfinning, forståelse av saksgang og ansvar for oppfølging. Her må man også redegjøre for hvordan saken avsluttes, for eksempel hvis hele eller deler av aksesjonen avhendes/kasseres eller et innlån returneres.
Relasjon/Aktør/Dato
Aktørens rolle, navn og dato for registrering. Tabellen viser saksgangen frem til aksesjonen avsluttes. Flere personer kan ha samme rolle.
Stedsopplysninger
Fylke og kommune velges fra nedtrekksliste, gårdsnavn eller gårdsnummer søkes opp i fast liste. Stedsopplysninger kan kontrolleres mot norgeskart.no. Det er mulig å registrere flere gårder ved å bruke “Ny”-knappen.
Bruksnummer | Bruksnavn: Når opplysningene om fylke, kommune, gård og gårdsnummer er lagt inn, kan man fylle ut feltene for bruksnavn og -nummer. Eget vindu åpnes for å registrere bruksnummer og bruksnavn. Det er fritekstfelt, og flere bruk kan registreres for hver matrikkelgård. Bruksnavn og bruksnummer føres i egne felt, men vises sammen. Navnet på bruket angis etter gjeldende skrivemåte (jf. norgeskart.no). Tilføyelser som f.eks. søndre settes etter selve navnet. Om funnstedet omfatter flere bruk, er det mulig å fylle inn flere. Sjekk gjerne norgeskart.no.
Tildel museumsnr.
Gjenstander/funn som skal innlemmes i samlingen tildeles museumsnummer her. Museumsnummer eller et midlertidig AKS-nummer må tildeles før det er mulig å opprette fellesopplysningsskjema og starte katalogisering.
Prefiks: Prefiks for museumsnummer velges fra liste. Består av en forbokstav som er en integrert del av museumsnummeret. Prefikset viser til hvilken samling funnet tilhører.
Antall museumsnr.: I dette feltet oppretter man det antallet museumsnummer man ønsker at aksesjonen skal katalogiseres på. Velg riktig antall museumsnummer og trykk “opprett”. Det er mulig å opprette museumsnummer i flere omganger dersom aksesjonen inneholder funn fra flere lokaliteter eller kontekster.
Midlertidig nummer og katalogisering uten museumsnummer
Hvis man har behov for å katalogisere uten museumsnummer når katalogiseringen påbegynnes (f.eks. hvis antall nummer er usikkert), er det mulig å opprette midlertidig(e) nummer som kan overføres til katalogen (felles-/gjenstandsopplysninger). Opprett aksesjonen, jf. over. Deretter velger man “AKS” som prefiks og antall ønskede nummer i “Antall museumsnr” feltet som ellers.
Når fordelingen i antall museumsnummer er bestemt, og rekkefølgen er avklart, kan AKS-nummerne omgjøres til endelige museumsnummer. Pass på at museumsnummerne opprettes slik at man ivaretar rekkefølgen de skal i.
Fellesopplysninger og status
Listen viser tildelte museumsnummer under denne aksesjonen. For å overføre status for et valgt objekt kan man klikke på "Overfør opplysninger”. For å gjøre dette for flere objekter samtidig huker man av boksene for de utvalgte objektene og trykker på “overfør opplysninger”. Når knappen er grønn og det står “overført”, betyr det at det er opprettet et fellesopplysningskjema i katalogen og at det er klart for katalogisering.
Tilhører: Fritekstfelt for å presisere hva museumsnummeret er tildelt til. Brukes f.eks. dersom flere lokaliteter eller kontekster har felles aksesjon, men får ulike museumsnummer.
Tildel endelig musnr.: Tildel objektet et endelig museumsnummer og velg prefiks. Brukes dersom det er tildelt et midlertidig Aks-nummer.
Aksesjonsobjekter
Brukes for enheter som skal stedsplasseres eller grupperes før vurdering om innlemmelse i samlingen. Kan brukes til opplisting av enkeltobjekter innen aksesjonen. Et objekt kan være en enkeltgjenstand eller en gruppe gjenstander, f.eks. en eske med ulike gjenstandstyper osv. Enkeltgjenstander som legges inn i listen får et eget objektnummer automatisk eller man kan oppgi eget nummer.
Saksavslutning
Aksesjon avsluttes: Aksesjonen avsluttes når hele aksesjonen er ferdig katalogisert og/eller avhendet. Boksen for saksavslutning hukes av og viser at arbeidet med hele aksesjonen er fullført. Det skal ikke være noen gjenværende restanser. Den som avslutter saken vises i Relasjon/Aktør/Dato tabellen. Husk å føre eventuelle merknader om saksgangen i innkomstomstendighets-feltet.